綜合檔案系統

綜合檔案系統是(shì)指将不(bù)同種類的(de)文件材料進行收集、整理和(hé / huò)管理，并按照一(yī / yì ／yí)定的(de)規律組織起來(lái)，形成有機整體，爲(wéi / wèi)查找利用提供便利的(de)一(yī / yì ／yí)種科學管理手段。綜合檔案系統的(de)建立是(shì)實現信息資源開發利用的(de)基礎性工作之(zhī)一(yī / yì ／yí)。 一(yī / yì ／yí)、目的(de)與意義 1.便于(yú)查閱：綜合檔案系統可以(yǐ)對各種載體的(de)信息資料進行集中統一(yī / yì ／yí)地(dì / de)管理和(hé / huò)存放，方便工作人(rén)員查詢使用。 2.便于(yú)保管：通過綜合檔案系統，可以(yǐ)使各類載體形式的(de)檔案有序歸類，有利于(yú)提高檔案室的(de)空間利用率，避免出(chū)現混亂的(de)情況。 3.便于(yú)統計：綜合檔案系統能夠對檔案的(de)數量、類型等信息進行全面統計，以(yǐ)便于(yú)了(le／liǎo)解各個(gè)部門或個(gè)人(rén)所形成的(de)檔案數量以(yǐ)及類别分布情況。 4.便于(yú)保密：在(zài)綜合檔案系統中，一(yī / yì ／yí)般會對機密檔案進行分類存儲，以(yǐ)防止洩密事件的(de)發生。 二、内容 1.文書檔案：包括行政公文、群衆來(lái)信來(lái)訪接待記錄、會議紀要(yào / yāo)、計劃方案、調查研究資料、總結報告、請示彙報材料等各種具有存檔價值的(de)文字材料。 2.聲像檔案：包括照片、幻燈片、錄像帶、錄音帶、實物模型、電子(zǐ)版圖片等其他(tā)載體的(de)各種聲像材料。 3.實物檔案：如科研項目的(de)原始數據、産品設計圖紙、技術标準協議書、生産試驗記錄、設備儀器說(shuō)明書及操作規程等。 三、功能 1.檢索功能：綜合檔案系統應具備快速準确地(dì / de)查出(chū)所需信息的(de)功能，即能根據用戶提出(chū)的(de)主題詞或非主題詞，在(zài)已有的(de)大(dà)量檔案庫藏中迅速找到(dào)所需要(yào / yāo)的(de)文件材料。 2.評價功能：綜合檔案系統應能根據用戶提出(chū)的(de)問題，對其提供的(de)文件材料做出(chū)正确的(de)價值判斷，即能從大(dà)量的(de)文件材料中找出(chū)有用的(de)部分，剔除無用的(de)部分。 3.控制功能：綜合檔案系統應能有效地(dì / de)控制文件材料的(de)流向，即能保證重要(yào / yāo)的(de)文件材料得到(dào)妥善保存，不(bù)被丢失或損壞；同時(shí)也(yě)能把一(yī / yì ／yí)些無關緊要(yào / yāo)的(de)文件材料及時(shí)清理出(chū)去。 4.利用功能：綜合檔案系統應能最大(dà)限度地(dì / de)發揮其社會經濟效益，即能通過對檔案信息的(de)充分利用，促進本單位各項工作的(de)開展，提高工作效率，增強經濟實力，更好地(dì / de)爲(wéi / wèi)社會主義現代化建設服務。